fungsi arsip menurut UUD

Kalau kita berbicara menegenai arsip maka kita bisa membayangkan sesuatu benda yang sangat berharga yang menjadi suatu buktu atau record bagi suatu peristawa yang nantinya dapat menjadi suatu bentuk yang otentik bagi suatu peristiwa tersebut. Adapun pengertian arsip sendiri bisa kita dapatkan suatu kesimpulan mengeneai suatu pengertian arsip itu sendiri dari UUD atau dalam seminar dan dokumentasi lembaga administarasi Negara yang akan saya simpulkan sebagai berikut:

Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.

1.      Pengertian Arsip, Sebuah Kesimpulan

Setelah membahas pengertian/rumusan arsip dari berbagai tinjauan (menurut Kamus/Ensiklopedi, Asal Kata Arsip, UU No. Prp. 19/1961, UU No. 7/1971, Seminar Dokumentasi, dan Menurut Lembaga Administrasi Negara), maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ini:

• Beberapa istilah record, file, archief, berkas atau bundel, diartikan sama dengan istilah arsip, agar tidak terjadi kerancuan dengan istilah-istilah tersebut.
• Beberapa rumusan pengertian menekankan arsip sebagai kumpulan surat atau warkat yang mengandung arti dan mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan pribadi/perorangan yang disimpan sebegitu rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dipergunakan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dengan demikian, jika warkat atau naskah tidak memiliki arti dan kegunaan serta tidak disimpan secara sistematis, tidak dapat dinamakan arsip.
• Selain sebagai kumpulan warkat atau kumpulan surat, arsip juga diartikan sebagai tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah yang disusun sistematis sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan.

Agar tidak menimbulkan kebingungan dalam penentuan pengertian/definisi arsip, maka sebaiknya istilah untuk kumpulan warkat dibedakan dengan istilah untuk badan atau instansi yang memelihara kumpulan warkat tersebut.

Untuk kumpulan warkat dapat dipergunakan istilah arsip. Sedangkan untuk badan, lembaga, atau instansi pengelola dan pemelihara arsip disebut dengan istilah Badan Kearsipan (archival institution). Dalam skala yang lebih kecil atau skala satuan organisasi, maka dapat digunakan istilah Urusan Kearsipan, Seksi Kearsipan, Bagian Kearsipan, dan sebagainya tergantung besar kecilnya unit kearsipan tersebut.